Dobro urejena evidenca članov društva vam mora hitro odgovoriti na tri vprašanja: kdo je član, kako ga dosežete in za katero obdobje ima urejeno članarino. V Excelu lahko začnete z enim seznamom članov in ločeno evidenco plačil. Pomembnejši od barv in oblikovanja so dosledni podatki ter dogovor, kdo seznam ureja.
Ta vodič je namenjen tajnikom, blagajnikom in drugim prostovoljcem, ki že imajo preglednico, vendar jo pred novim letom ali predajo dela želijo urediti.
En član naj ima en zapis
Na listu Člani naj bo vsak član zapisan samo enkrat. Ne dodajajte ga na novo vsakič, ko plača članarino. Tako boste ob spremembi telefona popravili eno vrstico, zgodovina plačil pa bo ostala ločena.
Za izhodišče uporabite naslednje stolpce. Gre za predlog organizacije dela, ne za obvezen seznam osebnih podatkov.
| Stolpec | Čemu služi | Primer |
|---|---|---|
| Interna oznaka | Razlikovanje članov z enakim imenom | C-001 |
| Ime | Ime člana | Ana |
| Priimek | Priimek člana | Novak |
| E-pošta ali telefon | Dogovorjen način stika | ana@example.com |
| Datum včlanitve | Pregled nad začetkom članstva | 15. 10. 2026 |
| Status članstva | Ločevanje trenutnih in nekdanjih članov | Aktiven |
| Vrsta članstva | Če društvo uporablja različne kategorije | Redni |
Primer je izmišljen. Kontaktne in druge podatke vključite le, če jih za svoje delo potrebujete in imate ustrezno podlago za obdelavo. Naslova, datuma rojstva ali drugih podatkov ne dodajajte samo zato, ker jih vsebuje neka druga predloga. Pri tem pomagajo pojasnila Informacijskega pooblaščenca za društva.
Če novi podatki prihajajo s pristopnih izjav, naj se poimenovanja polj ujemajo. Postopek je opisan v vodiču od pristopne izjave do vpisa člana.
Članstva ne zamenjajte s plačilom
Stolpec »aktiven« in stolpec »plačano« opisujeta različni stvari. Oseba je lahko član društva, čeprav v evidenci še ni zabeleženega plačila za trenutno obdobje. Lahko je tudi oproščena članarine.
Zato na listu Članarine vodite obveznost za posamezno obdobje. Za povezavo s članom uporabite interno oznako, ne samo imena. Primer osnovne vrstice je:
| Oznaka člana | Obdobje | Predvidena članarina | Plačano | Stanje |
|---|---|---|---|---|
| C-001 | 2026 | 25 EUR | 25 EUR | Plačano |
| C-002 | 2026 | 25 EUR | 10 EUR | Delno plačano |
| C-003 | 2026 | Oproščen | — | Oproščen |
Zneski so izmišljeni in niso priporočilo za višino članarine. Če spremljate več nakazil iste osebe, jih zapišite na ločen list Plačila, kjer ima vsako nakazilo svoj datum, znesek, člana in obdobje. Podrobnejši postopek najdete v članku kako voditi evidenco plačil članarine.
Pet pravil za preglednico, ki jo lahko prevzame še kdo
- Prva vrstica naj vsebuje imena stolpcev. Naslov društva in opombe postavite na drug list, da ne ovirajo filtriranja.
- Ne združujte celic v seznamu. En podatek sodi v eno celico, en član v eno vrstico.
- Za stanja uporabite besede. »Plačano« je jasnejše od zelene celice. Barvo lahko dodate kot pomoč, ne kot edini podatek.
- Uporabljajte enake zapise. Dogovorite se za »Aktiven«, ne za mešanico zapisov »da«, »A« in »akt.«. Datumi naj bodo prepoznani kot datumi, zneski pa kot števila.
- Določite eno glavno datoteko. Kopije, poslane po e-pošti, hitro postanejo različne evidence. Dogovorite se za mesto hrambe, dostop in odgovorno osebo.
Pred večjim čiščenjem shranite varnostno kopijo. Dostop do datoteke omejite na osebe, ki ga potrebujejo za svoje naloge. Celotnega seznama ne objavite na javni povezavi samo zato, da ga bo lažje deliti.
Kako preveriti podvojene člane
Najprej poiščite enaka imena in priimke. Nato primerjajte razpoložljive kontaktne podatke. Enako ime še ne pomeni iste osebe, enak e-poštni naslov pa lahko uporablja več družinskih članov.
Zapisov zato ne združujte samodejno samo po enem polju. Pri nejasnosti preverite izvorni podatek ali vprašajte osebo, ki je članstvo uredila. Če se je priimek spremenil, posodobite obstoječi zapis in ohranite povezavo s plačili.
Kaj preveriti pred uvozom v Rino
Rina podpira uvoz iz datotek Excel v obliki .xlsx in iz datotek CSV. Staro datoteko .xls najprej shranite kot .xlsx. Pred uvozom preverite:
- ali je razvidno, kateri podatki so imena, priimki in kontakti;
- ali je pri podatkih o članarini jasno, na katero obdobje se nanašajo;
- ali so na seznamu tudi nekdanji člani, ki jih želite obravnavati ločeno;
- ali število članov v predogledu ustreza vašemu pričakovanju.
V predogledu preverite tudi šumnike in razporeditev imen. Če kaj ni pravilno prepoznano, uredite preslikavo stolpcev pred potrditvijo. Po uvozu odprite nekaj različnih zapisov: člana s plačano članarino, člana brez plačila in člana z izjemo.
Kdaj preglednica še zadostuje
Če seznam ureja ena oseba in je sprememb malo, je lahko urejena preglednica dovolj. Prehod je smiseln, ko veliko časa porabite za primerjanje različic, preverjanje plačil ali pripravljanje seznamov za opomnike.
Rina združi člane in njihove članarine v skupnem pregledu. Začnete lahko z obstoječim seznamom; pomembno je, da pred potrditvijo preverite, kaj boste uvozili.