Predaja evidence članov: kontrolni seznam za društvo

Ob menjavi tajnika predajte aktualno evidenco članov, pregled članarin, seznam nerešenih zadev in dostop do dokumentov. Skupaj določite, od katerega datuma kdo vpisuje spremembe. Predajo zaključite s preverjanjem: naslednik naj na svojem računalniku odpre evidenco, poišče člana in preveri njegovo zadnje zabeleženo plačilo.

Določite, katera evidenca velja od dneva predaje

Če imate več preglednic, najprej izberite glavno datoteko. Ob njej zapišite, do katerega datuma so vnesene spremembe in kje se hranijo starejše različice. Pojasnite tudi, kdo po predaji ureja člane in kdo vpisuje plačila; to ni nujno ista oseba.

Nasledniku pokažite pot do datoteke ali aplikacije, ne le priponke zadnjega sporočila. Če je seznam na vašem osebnem računalniku, uredite dogovorjeno mesto hrambe in dostop, preden računalnik odnesete.

Pri skupni preglednici preverite, ali oba odpirata isti dokument. Microsoft na primer opozarja, da se spremembe v kopiji datoteke iz OneDrive ne prenesejo nazaj v izvirnik. Postopek je opisan v navodilih za datoteke v skupni rabi.

Pred urejanjem shranite datirano kopijo obstoječe preglednice. Odprite jo in preverite, ali so podatki berljivi. Na preverjanje uporabnosti kopij opozarja tudi program Varni na internetu. Varnostno kopijo jasno ločite od datoteke, v katero odslej vpisujete spremembe.

Pojasnite oznake in stanje članarin

Preglejte enega običajnega člana in enega z izjemo. Novemu tajniku pokažite, kaj pomenijo statusi, katere vrste članstva uporabljate in kje najde podatek o včlanitvi. Če ima preglednica lastne kratice ali barvne oznake, njihov pomen zapišite z besedami.

Za članarine naj bo jasno:

• katero obdobje trenutno spremljate;
• do katerega datuma so vnesena prejeta plačila;
• kje so razvidna delna plačila in dogovorjene oprostitve;
• katera nakazila še čakajo na pojasnilo;
• kje je zgodovina prejšnjih obdobij.

Če so že poslani opomniki za plačilo, predajte tudi datume pošiljanja in odgovore, ki jih še obravnavate. Tako novi tajnik članu, ki je že poslal dokazilo, ne bo takoj poslal še enega enakega opomnika.

Večje čiščenje seznama opravite posebej. Ob predaji je pomembno, da naslednik razume obstoječe zapise in ve, kaj še ni preverjeno. Za kasnejše urejanje lahko uporabi vodič kako urediti evidenco članov.

Nerešene zadeve zapišite z naslednjim korakom

Opomba »članarine niso urejene« nasledniku ne pove, kje naj začne. Pri vsaki odprti zadevi navedite, kaj manjka, kdo bo to preveril in do kdaj. V skupni zapis dodajte samo podatke, ki jih prevzemnik potrebuje za nadaljevanje dela.

Spodnji primer je izmišljen:

Če zadeva ostaja pri dosedanjem tajniku, to izrecno napišite. Dogovor »to bom še jaz« naj ima tudi rok in način, kako bo naslednik izvedel, da je zaključena.

Dostop preverite z računom novega tajnika

Vsak naj uporablja svoj uporabniški račun. Gesla dosedanjega tajnika ne vpisujte v zapis predaje in ga ne pošiljajte kot nadomestilo za povabilo novega uporabnika.

Preverite dostop do vseh mest, ki jih novi tajnik potrebuje: evidence, skupne mape in morebitnega društvenega poštnega predala. Dostop do aplikacije sam po sebi ne odpre mape z dokumenti. Pri datotekah v OneDrive ali SharePointu lahko upravičena oseba preveri uporabnike, povezave in dovoljenja v pregledu skupne rabe.

Po dogovorjenem zaključku predaje naj oseba, ki upravlja dostope, pregleda tudi stare uporabnike in povezave. Odstrani naj dostope, ki jih dosedanji tajnik za svoje preostale naloge ne potrebuje več. Pred tem preverite, da društvu ostane oseba, ki lahko upravlja račune in dovoljenja.

Če evidenco vodite v Rini

V Rini lahko oseba z dovoljenjem za upravljanje društva v razdelku Dostop povabi novega uporabnika po e-pošti. Pri povabilu sta Funkcija in Vloga ločeni polji: oznaka Tajnik/-ca sama ne določi dovoljenj.

• Administrator lahko ureja člane in beleži plačila.
• Pregled omogoča ogled podatkov.

Izberite vlogo glede na naloge, ki jih bo oseba opravljala. Nato naj povabljeni sprejme povabilo in preveri dostop s svojim računom. Samo poslano povabilo še ni potrditev, da lahko začne delati.

Uporabnik z dostopom do aplikacije in član v evidenci društva sta ločena zapisa. Če nekdo preneha opravljati delo tajnika, uredite njegov dostop do aplikacije. Podatke o njegovem članstvu obravnavajte glede na dejansko stanje članstva.

Skupaj opravite kratek preizkus

Novi tajnik naj korake izvede sam, dosedanji pa naj bo na voljo za pojasnila:

1. Odpre dogovorjeno evidenco s svojim dostopom.
2. Poišče znanega člana in razloži njegovo vrsto ter status članstva.
3. Preveri zadnje zabeleženo plačilo in obdobje, na katero se nanaša.
4. Poišče dokumentacijo za eno odprto zadevo in pove, kdo jo bo zaključil.

Za preizkus ni treba vpisovati izmišljenih članov ali plačil v pravo evidenco. Če se pri katerem koraku zatakne, dopolnite navodilo ali uredite manjkajoči dostop, dokler sta še skupaj.

Kratek zapis predaje

Za notranji dogovor o tej evidenci lahko uporabite naslednje izhodišče:

Predaja evidence članov in članarin

Datum predaje: [datum]

Predaja: [ime] · Prevzema: [ime]

Glavna evidenca in mesto hrambe: [aplikacija ali pot do datoteke]

Spremembe članov so vnesene do: [datum]

Plačila so vnesena do: [datum] za obdobje [obdobje]

Odprte zadeve in odgovorne osebe: [povezava do seznama ali kratek opis]

Preverjeni dostopi: [evidenca, skupna mapa, drugo]

Od [datum] nove spremembe vpisuje [ime]. Dosedanji tajnik do [datum] zaključi še [naloga].

Zapis shranite ob predani dokumentaciji. Na koncu v njem navedite še, na koga se lahko novi tajnik obrne ob prvem nejasnem plačilu ali manjkajočem podatku.