Pristopna izjava je začetek vpisa v društvo. Da se postopek ne konča pri obrazcu v predalu, določite tudi, kdo prijavo pregleda, kako se članstvo potrdi in kdaj se podatki prenesejo v evidenco članov.
Ta vodič pomaga urediti ta postopek. Predlagana struktura je izhodišče za prilagoditev vašemu društvu, ne univerzalen pravni obrazec. Pogoji za včlanitev in način sprejema naj sledijo vašemu temeljnemu aktu; posebne primere, kot so mladoletni člani, obravnavajte posebej.
Kaj naj oseba razume, preden odda izjavo
Na začetku jasno napišite ime društva in namen obrazca. Oseba naj ve, da oddaja prijavo za članstvo, kam jo mora poslati ter kako bo izvedela, da je postopek zaključen.
Dodajte dostop do veljavnih pravil članstva. Če društvo uporablja članarino, navedite, kje so aktualni podatki o njeni višini in načinu plačila. Ne skrivajte pomembnih informacij v opombi, ki je manjša od preostalega besedila.
Za razmislek pred pripravo obrazca uporabite tri vprašanja:
- Ali je jasno, kaj mora bodoči član izpolniti?
- Ali razume, kaj se bo zgodilo po oddaji?
- Ali ve, koga lahko vpraša za pojasnilo ali popravek podatkov?
Predlagana struktura pristopne izjave
Namesto kopiranja obsežnega obrazca drugega društva najprej sestavite svoj seznam potrebnih sklopov.
| Sklop | Kaj uredite |
|---|---|
| Podatki društva | Ime društva in kontakt za vprašanja o vpisu |
| Podatki prijavitelja | Ime, priimek in podatki, ki jih utemeljeno potrebujete za članstvo |
| Želja po včlanitvi | Razumljivo izražena prijava za članstvo |
| Pravila članstva | Dostop do temeljnega akta in relevantnih pogojev |
| Oddaja izjave | Datum, način oddaje in potrditev, skladna z vašim postopkom |
| Informacije o osebnih podatkih | Razumljivo obvestilo ali jasna povezava do njega |
| Nadaljnji koraki | Kdo pregleda prijavo in kako član prejme odgovor |
Kontakt izberite glede na način dela društva. Če zadošča e-pošta, premislite, ali res potrebujete še več drugih kontaktnih podatkov. Enako velja za rojstne podatke, naslov in različne identifikacijske številke.
Vsako polje naj ima jasen namen. To olajša izpolnjevanje in zmanjša količino podatkov, ki jih mora društvo kasneje urejati.
Članstvo in dodatne privolitve naj bodo ločeni
Podpis pristopne izjave ne pomeni splošnega dovoljenja za vse prihodnje uporabe osebnih podatkov. Informacijski pooblaščenec pojasnjuje, da je za obdelave, potrebne za delovanje društva in povezane s članstvom, ob izpolnjenih pogojih lahko primerna druga pravna podlaga kot privolitev. Pri dodatnih namenih je treba ustrezno podlago presoditi posebej. Pojasnilo IP o obdelavi podatkov članov društva.
Zato ne združujte prijave za članstvo z eno samo izjavo »dovoljujem vse uporabe podatkov«. Če za posamezen dodaten namen uporabljate privolitev, ga jasno opišite in obravnavajte ločeno od samega vpisa.
Obvestilo o obdelavi podatkov naj bo pripravljeno za dejanski način dela vašega društva. Pomagate si lahko s smernicami Informacijskega pooblaščenca za društva. Splošno besedilo z druge spletne strani še ne zagotavlja, da ste zajeli svoje namene, dostop in hrambo.
Določite eno osebo za pregled prijav
Prijava lahko prispe po e-pošti, po pošti ali osebno. Če vsak član upravnega odbora hrani svoj del dokumentacije, je težko vedeti, kdo je že vpisan in komu še niste odgovorili.
Dogovorite se za enoten postopek:
- Prijavo prejme odgovorna oseba ali dogovorjeni skupni naslov.
- Preverite, ali so podatki za vaš postopek zadostni in razumljivi.
- Izvedete sprejem po pravilih društva.
- Po zaključenem postopku člana vnesete v evidenco.
- Članu potrdite vpis in pošljete praktične informacije za začetek.
Prejeto prijavo in potrjeno članstvo obravnavajte ločeno, kadar vaš postopek predvideva odločitev o sprejemu. Tako osebe ne označite za člana samo zato, ker je nekdo prejel obrazec.
Kaj prenesti v evidenco članov
V delovni seznam prenesite podatke, ki jih potrebujete za vodenje članstva: na primer ime, priimek, ustrezen kontakt in datum začetka članstva. Kjer uporabljate različne vrste članstva, dodajte tudi to razlikovanje.
Pred dodajanjem preverite, ali oseba že obstaja. Pri vrnitvi nekdanjega člana ali popravku priimka se lahko sicer pojavita dva zapisa za isto osebo. Za praktično ureditev preglednice preberite kako voditi evidenco članov društva v Excelu.
Izvirne izjave hranite po svojih pravilih hrambe in dostopa. Opomba v preglednici, da je izjava prejeta, ni isto kot sama izjava. Rokov hrambe ne izbirajte zgolj glede na prostor v mapi.
Potrditev vpisa naj vsebuje jasen naslednji korak
Po opravljenem vpisu članu pošljite kratko potrditev: da je članstvo urejeno, kdo je njegov kontakt v društvu in kje dobi informacije o dejavnostih. Če sledi plačilo članarine, navedite preverjene podatke za nakazilo ter obdobje, na katero se nanaša.
Plačilo nato zabeležite posebej. Za to uporabite postopek iz članka članarina društva: evidenca plačil.
Kje v postopku uporabiti Rino
Rina pomaga pri vodenju evidence po vpisu. Novega člana lahko dodate ročno, obstoječi seznam pa uvozite iz Excela ali CSV. Podatke o članstvu in članarinah nato spremljate na enem mestu.
Začnite z jasnim postopkom sprejema in nekaj doslednimi podatki. Tako bo ob naslednji menjavi tajnika razvidno, kdo je član, kje je dokumentacija in kaj je še treba urediti.