Lista prisotnosti za zbor članov: priprava in vzorec

Za zbor članov pripravite seznam z imenom in priimkom ter dovolj prostora za podpis. Dodajte ime društva, naziv zbora, datum in kraj. Pred tiskanjem preverite, koga seznam vključuje, in poskrbite, da bodo naslovi stolpcev razvidni na vsaki strani.

Spodaj je vzorec, ki ga lahko prenesete v svojo preglednico, ter postopek priprave za tisk. Namenjen je evidentiranju udeležbe na zboru članov oziroma občnem zboru, ne določanju sklepčnosti ali glasovalnih pravic.

Najprej preverite, kateri seznam boste natisnili

Izhajajte iz aktualne evidence članov. Ne uporabljajte lanske podpisne liste, saj na njej lahko manjkajo novi člani ali ostanejo osebe, ki niso več v društvu.

Z osebo, ki vodi zbor, se vnaprej dogovorite, katere skupine naj bodo na seznamu. Če pričakujete tudi goste, zanje pripravite ločen list. Tako jih pri štetju ne boste pomešali s člani.

Pred izvozom ali kopiranjem preverite:

• ali je v iskalniku ostalo ime, ki seznam zoži na nekaj oseb;
• ali je vključen filter za določeno skupino članov;
• ali so vpisani tudi zadnji potrjeni novi člani;
• ali je kdo na seznamu dvakrat;
• ali imate dva različna člana z enakim imenom in priimkom.

Pri enakih imenih ne ugibajte, katera vrstica je prava. Oseba pri sprejemu naj identiteto preveri v interni evidenci. Zaradi tega na podpisni list ni treba prekopirati vseh kontaktnih podatkov.

Vzorec liste prisotnosti

Nad tabelo pripravite prostor za podatke o dogodku:

Društvo: [ime društva]

Dogodek: [naziv zbora]

Datum in kraj: [datum, kraj]

Spodnji primer je izmišljen. Podpisi ostanejo prazni do prihoda udeležencev.

Vrsto članstva vključite, če jo oseba pri sprejemu potrebuje; sicer stolpec izpustite. Za osnovno podpisno listo ne kopirajte še telefonov, e-naslovov, naslovov bivališča ali opomb o plačilih. Ti podatki naj ostanejo v evidenci, kjer jih uporabljate za druge naloge.

Tabelo razvrstite po priimku in nato po imenu. Stolpec za podpis naj bo dovolj širok, vrstice pa dovolj visoke za ročni podpis. Na koncu dodajte nekaj praznih vrstic za primere, ki jih bo treba razjasniti pri sprejemu.

Kako listo v Excelu pripraviti za tisk

Podatke urejajte v kopiji, namenjeni dogodku. Tako pri prilagajanju širine stolpcev ali odstranjevanju nepotrebnih podatkov ne boste spreminjali glavne evidence.

Ohranite berljivo velikost

Izberite papir A4 in preverite predogled tiskanja. Seznam prilagodite širini ene strani, po višini pa mu pustite toliko strani, kolikor jih potrebuje. Če vseh sto imen pomanjšate na en list, za podpise ne bo ostalo uporabnega prostora.

V namiznem Excelu odprite Postavitev strani → Priprava strani. Pri prilagajanju nastavite širino na eno stran, višino pa pustite nedoločeno. Možnosti opisujejo tudi Microsoftova navodila za pripravo strani.

Ponovite naslove stolpcev

Če so naslovi stolpcev v prvi vrstici, v možnosti Natisni naslove določite ponavljanje vrstice $1:$1. Če ste nad tabelo dodali podatke o dogodku, izberite dejansko vrstico z naslovi. Postopek je opisan v Microsoftovih navodilih za ponavljanje zgornje vrstice.

V glavo ali nogo strani dodajte kratko oznako dogodka in številko strani. Preden natisnete celoten seznam, preverite prvi in zadnji list: ali so priimki odrezani, ali se podpisni stolpec nadaljuje na drugi strani in ali je dovolj prostora za pisanje. Po potrebi najprej natisnite eno poskusno stran.

Kako listo izvoziti iz Rine

Če imate v Rini dovoljenje za izvoz članov, lahko uporabite pripravljeno možnost Lista prisotnosti:

1. Na seznamu članov preverite iskanje in vključene filtre.
2. Odprite Izvozi seznam in kot vrsto izvoza izberite Lista prisotnosti.
3. Preverite obseg: Trenutno prikazane člane uporabite za filtriran seznam, Vse člane pa za celotno evidenco. Celoten izvoz lahko vključuje tudi osebe, ki jih za ta dogodek ne potrebujete.
4. Izberite Excel (.xlsx) in izvozite datoteko.
5. Odprite datoteko, preverite imena ter dodajte podatke o dogodku. Nato preglejte tiskanje.

Izvoz vsebuje stolpce Ime, Priimek, Vrsta članstva in prazen Podpis. Datoteka XLSX ima pripravljeno pokončno postavitev A4, obrobe celic, višje vrstice za podpisovanje in ponavljanje naslovne vrstice. Če razporeditev pozneje spreminjate, nastavitve tiskanja znova preverite.

CSV je uporaben za prenos podatkov, za pripravljeno postavitev tiskanja pa izberite XLSX. Rina izvozi izbrani seznam; kdo je dejansko prišel in se podpisal, preverite na dogodku.

Pri vhodu uporabljajte eno dogovorjeno različico

Pred začetkom se dogovorite, kdo vodi sprejem in komu preda podpisane liste. Če sprejem urejata dve osebi, seznam razdelite, na primer po začetnicah priimkov. Dve enaki kopiji celotnega seznama lahko povzročita dvojne vpise.

Ko nekoga ni na listi, najprej preverite evidenco. Manjkajoče ime lahko pomeni napačen filter ali poznejši vpis. Ne dodajte ga samodejno še enkrat, če je morda že na drugi strani.

Za osebo pri sprejemu je dovolj kratko navodilo:

Poiščite priimek, preverite ime in pokažite pravo mesto za podpis. Če osebe ni na seznamu ali imena ne morete zanesljivo povezati, pokličite [ime odgovorne osebe].

Morebitna vprašanja o plačilih članarine rešujte v evidenci plačil. Podpisna lista naj ostane pregled udeležbe.

Po dogodku zberite vse strani

Preštejte zbrane liste in preverite, ali manjka katera od oštevilčenih strani. Razjasnite ročne dopise in morebitne dvojne vpise, nato gradivo predajte dogovorjeni odgovorni osebi.

Datoteko in podpisane liste shranite med gradivo za konkretni dogodek. Skenirana podpisna lista naj ne postane javna povezava za deljenje fotografij ali obvestil. Za naslednji zbor pripravite nov seznam iz takrat aktualne evidence, ne kopije že podpisane liste.