Opomnik za plačilo članarine: 3 predloge sporočil

Opomnik za plačilo članarine naj pove, za katero obdobje gre, koliko še manjka in kako lahko član plača ali opozori na napako. Pred pošiljanjem preverite zadnja plačila. Če je nekdo del članarine že poravnal, ga opomnite samo na preostanek.

Spodaj so tri predloge: za prvi opomnik, delno plačilo in ponovni poziv. Izberite ustrezno, zamenjajte polja v oglatih oklepajih in preverite podatke za nakazilo. Navedeni zneski so izmišljeni primeri, ne predlog višine članarine za vaše društvo.

Kaj mora biti v opomniku

Član naj podatke za plačilo dobi v enem sporočilu. Vključite:

• ime društva in obdobje članarine, na primer 2026;
• preostali znesek, ki ga še pričakujete;
• prejemnika, IBAN, namen in referenco, če jo uporabljate;
• konkreten datum, do katerega prosite za plačilo;
• kontakt za vprašanja in popravke evidence.

Datum uskladite z dogovori v društvu. Ne prepisujte roka iz starega sporočila. Tudi plačilne podatke preverite pri svojem društvu, ne v predlogi na spletu.

Za odgovore navedite e-naslov ali telefon, ki ga nekdo dejansko spremlja. Če pošiljate z naslova, ki odgovorov ne sprejema, naj bo pravi kontakt zapisan v besedilu.

1. Prvi opomnik: ko plačila še nimate zabeleženega

Prvi poziv naj pusti prostor za možnost, da je član že plačal, vi pa nakazila še niste povezali z njim. Namesto »Niste plačali« opišite stanje svoje evidence.

Zadeva: Članarina za [obdobje] – [ime društva]

Pozdravljeni, [ime],

v evidenci [ime društva] še nimamo zabeleženega plačila vaše članarine za [obdobje]. Za plačilo ostaja [znesek] EUR.

Prosimo za nakazilo do [datum]. Podatki za plačilo:

Prejemnik: [ime društva]
IBAN: [IBAN društva]
Znesek: [znesek] EUR
Namen: [namen plačila]
Referenca: [referenca, če jo uporabljate]

Če ste že plačali, nam na [kontakt za odgovore] sporočite datum, znesek in ime plačnika, da preverimo nakazilo.

Hvala in lep pozdrav,
[ime odgovorne osebe]
[ime društva]

To je predloga za posameznega prejemnika. Imena, zneska ali reference drugega člana ne pustite v sporočilu, ko ga kopirate za naslednjo osebo.

2. Delno plačilo: navedite samo preostanek

Če članarina znaša 30 EUR in ste že prejeli 20 EUR, ostane za plačilo 10 EUR. V opomniku pokažite oba podatka: kaj ste že prejeli in kaj še manjka. Tako član lažje preveri, ali se vaša evidenca ujema z njegovimi nakazili.

Zadeva: Preostanek članarine za [obdobje] – [ime društva]

Pozdravljeni, [ime],

hvala za plačilo [prejeti znesek] EUR, ki smo ga zabeležili dne [datum plačila]. Članarina za [obdobje] znaša [celotni znesek] EUR, zato ostaja za plačilo še [preostanek] EUR.

Prosimo za nakazilo preostanka do [datum]:

Prejemnik: [ime društva]
IBAN: [IBAN društva]
Znesek: [preostanek] EUR
Namen: [namen plačila]
Referenca: [referenca, če jo uporabljate]

Če ste razliko že poravnali ali podatki niso pravilni, nam prosim sporočite na [kontakt za odgovore].

Lep pozdrav,
[ime odgovorne osebe]
[ime društva]

Če se zneski ne ujemajo, najprej preverite posamezna plačila. Pregled celotnega postopka najdete v članku kako voditi evidenco plačil članarine.

3. Ponovni opomnik: preverite tudi prvi odziv

Pred ponovnim pozivom preglejte nova nakazila, odgovore članov in obvestila o nedostavljeni pošti. Če je član že sporočil, da je plačal, naslednji korak ni še en enak opomnik, ampak preverjanje plačila.

Zadeva: Ponovni opomnik za članarino [obdobje] – [ime društva]

Pozdravljeni, [ime],

dne [datum prvega opomnika] smo vam poslali opomnik za članarino za [obdobje]. Po ponovnem pregledu evidence dne [datum pregleda] ostaja za plačilo [znesek] EUR.

Prosimo, da znesek poravnate do [datum] ali nas do takrat kontaktirate na [kontakt za odgovore], da razjasnimo stanje.

Prejemnik: [ime društva]
IBAN: [IBAN društva]
Znesek: [znesek] EUR
Namen: [namen plačila]
Referenca: [referenca, če jo uporabljate]

Če ste plačali po navedenem datumu pregleda, nam sporočite datum in ime plačnika. Hvala za pomoč pri urejanju evidence.

Lep pozdrav,
[ime odgovorne osebe]
[ime društva]

V predlogo ne dodajajte samodejnih groženj z izključitvijo, zamudnimi obrestmi ali stroški. Morebitne nadaljnje korake naj pristojna oseba presodi posebej po veljavnih pravilih društva. Ta besedila so namenjena usklajevanju plačil, ne določanju posledic neplačila.

Pred pošiljanjem preverite prejemnike

Seznam iz prejšnjega tedna ni dovolj. Tik pred pošiljanjem vnesite zadnja znana plačila ter preverite oprostitve in druge dogovorjene izjeme. Pozorni bodite na nakazila, pri katerih je plačnik druga oseba: na primer starš, partner ali nekdo, ki je plačal za dva člana.

Opomnike s posameznimi zneski pošljite vsakemu članu posebej. Ne prilagajte skupne preglednice neplačanih članarin. Pri splošnem obvestilu več članom pazite tudi na vidnost e-naslovov: polje Skp oziroma Bcc skrije naslove prejemnikov, ne spremeni pa vsebine sporočila ali priponk. Zato skrita kopija ni rešitev za pošiljanje skupnega seznama dolgov.

Informacijski pooblaščenec v pojasnilu o elektronskih naslovih članov sveta šole in sveta staršev obravnava razkrivanje naslovov in uporabo skrite kopije. Za nastavitev polja v poštnem programu so na voljo tudi Microsoftova navodila za Skp v Outlooku.

Kaj storiti, ko član odgovori »Saj sem že plačal«

Prosite za datum, znesek in ime plačnika ter te podatke primerjajte s prejetimi plačili. Za začetek ne zahtevajte celotnega bančnega izpiska. Če plačilo najdete, ga povežite s pravim članom in obdobjem ter odgovorite:

Hvala za podatke. Plačilo smo našli in evidenco za [obdobje] popravili. Dodatno plačilo ni potrebno. Opravičujemo se za napačen opomnik.

Če nakazila še ne najdete, članu povejte, kaj preverjate. Do razjasnitve ga ne vključujte v nov niz enakih opomnikov. Pri napačnem kontaktu najprej popravite evidenco članov, da se napaka ne bo ponovila pri naslednjem obvestilu.

Najprej uredite plačila, nato pripravite sporočila

V Rini lahko pregledate neplačane in delno plačane članarine, zabeležite prejeto plačilo ter pri članu preverite zgodovino plačil. Pred pripravo opomnika preverite obdobje in preostali znesek. Predloge iz tega članka nato prilagodite načinu pošiljanja, ki ga uporabljate v društvu.

Po pošiljanju si zabeležite datum opomnika. Ko prispe plačilo ali odgovor, posodobite evidenco, da bo naslednjič razvidno, kaj je že urejeno in kaj še preverjate.